+7 (499) 653-60-72 Доб. 355Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525Санкт-Петербург и область

Кадровые журналы ведение которых обязательно

Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами. Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней.

Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации предприятия, учреждения независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы. Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии.

Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии. Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.

Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации.

Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует. Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов. Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, так как жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:. Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ , который вступил в действие с 1 февраля г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника.

Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения. В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов первые стандарты были введены еще в г.

Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:. Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:. Согласно ч. Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:. Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл.

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ.

Единые нормы труда утверждаются на определенный срок. Нормативы по труду - это регламентированные значения величины следующих показателей: затрат труда времени на выполнение отдельных элементов комплексов работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное технологическое машинное и машинно-ручное время. Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса. По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые ведомственные, профессиональные и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст. Отраслевые ведомственные, профессиональные нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях одной отрасли экономики.

Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях в учреждениях, организациях. Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами. Типовые нормы труда согласно ст. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября г.

При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения. Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы.

Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором ст. Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы.

Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон. Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника.

Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:. Должностные трудовые инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации. Должностные трудовые инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера служащего и рабочая инструкция уборщика Примеры 1. При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля г. Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска.

По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:. В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность.

И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих. Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству.

В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т.

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления Пример 1. В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта. Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц.

Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков.

Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников.

В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, то есть информация о работниках.

До 6 октября г. КЗоТ с изменениями на 25 сентября г. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей - трудовым.

Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор. Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1. Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора - договора на оказание услуг выполнение работ Пример 2. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции.

В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка ст. Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с г. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля г.

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, так как содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Кадровые журналы ведение которых обязательно 2019

Отдельно следует отметить, что по инициативе Президента РФ Владимира Путина объявлен Годом добровольца, что обуславливает необходимость расширения привычных методов воспитательной работы с учащимися социальное и культурное волонтерство в рамках проведения перечня тематических мероприятий, утвержденных приказом по школе соответствующего содержания на учебный год. Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой не карандашом , журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:. Внутри каждого дела приказы распоряжения располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т.

ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, График сменности Ст. ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы журналы (книги) учета и регистрации документов.

Какие журналы обязательно нужно вести в организации?

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ требует, чтобы в организации был создан ряд локальных то есть местных нормативных документов. Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы — факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:. Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды приказов:. Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Акция месяца 8- Подскажите пожалуйста какие журналы обязательно нужно вести в организации, и какие нормативные ссылки есть о необходимости вести такие журналы. В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать. Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой не карандашом , журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации Журнал регистрации трудовых договоров.

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

ТК РФ. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени формы N Т и N Т, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1. Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба.

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

На практике, налоговый орган довольно часто идет на уступки и снижает размер штрафных санкций. Отметим, что в общем случае пенсионеры, живущие в Московской области, должны уплачивать транспортный налог.

Катастрофа может быть гуманитарной, а обращение - гуманным, но не наоборот. Специалисты считают, что достигать таких лет японцам помогает правильное питание: в рационе жителей Страны восходящего солнца преобладают рис, соя, морепродукты.

Большую часть документа занимает описание имущества, так как именно из-за него в большей степени возникают конфликты между сторонами, составившими договор. Корейский язык, как мне кажется, учить гораздо легче, чем английский.

Особый интерес для завода представляет сотрудничество с предприятиями, расположенными на территории Московской, Тверской, Пензенской, Ростовской областей, Москвы и Санкт-Петербурга, а также соседних регионов.

Если же это габаритная перевозка, потребуется не только получение просто разрешения, но и информация о тех людях, которые будут сопровождать груз, о всем оружии в транспорте, а также маршруте, по которому вы будете следовать. Пример расчета алиментов с пособия по безработице. С каждым разом будет выписываться все боле крупный штраф в установленных пределах. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

В межличностных отношениях ей характерны непосредственная общительность.

Поэтому, поговорим о том, можно ли провести подобную процедуру или же. Для принятия такого решения существуют следующие причины: Наличие больных родственников, если за ними некому ухаживать.

Похороны могут оказаться не только трагичными, но и заметно отразиться на кошельке.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Богдан

    Игорь когда 27 лет уже?

  2. Пелагея

    А в Москве 11000.

  3. Демид

    По поводу денег, деньги не отбирали, но сигареты еду покупали, было такое!

  4. Никифор

    Зависть из за денег к тем , у кого погибли дети.